FUNDA EMANUEL Somos una organización social comprometida, dedicada y ajustada a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Contamos con un equipo multidisciplinario altamente sensible ante las situaciones que afectan a las comunidades vulnerables, en especial a niños, niñas, jóvenes y mujeres. Enfrentamos los retos de forma analítica y proactiva, conscientes del sentido de urgencia de nuestro contexto social.

 

1. VISIÓN GENERAL  

• Propósito

La presente política tiene como propósito establecer las directrices que aseguren el cumplimiento estricto de la normativa colombiana vigente en materia de protección y tratamiento de datos personales, en particular la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Este documento tiene como objetivo principal garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de la información, brindándoles claridad sobre sus derechos, deberes y los mecanismos disponibles para ejercerlos. 

 

Asimismo, esta política busca definir de manera precisa los deberes, responsabilidades y obligaciones que tiene FUNDA EMANUEL, en su calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, asegurando un manejo adecuado, transparente y seguro de la información bajo su custodia. De este modo, FUNDA EMANUEL reafirma su compromiso de promover el respeto por la privacidad, la confidencialidad y la seguridad de los datos personales, garantizando que estos sean utilizados exclusivamente para los fines previamente autorizados y conforme a las disposiciones legales aplicables. 

 

• Alcance

La presente política es aplicable a toda la información personal que sea tratada por FUNDA EMANUEL, sin importar si los datos son recolectados directamente por la organización o a través de terceros autorizados. Esto incluye cualquier proceso de captación, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación y eliminación de datos personales. 

 

Esta política se extiende a la información perteneciente a diferentes grupos de interés con los cuales FUNDA EMANUEL tiene una relación, ya sea contractual, laboral, comercial, de cooperación o de otro tipo, y sobre los cuales se realiza un tratamiento de datos personales. Entre estos grupos se encuentran, pero no se limitan a: 

• Contratistas: personas naturales o jurídicas que prestan servicios a FUNDA EMANUEL bajo contratos de prestación de servicios, obra o labor.
• Proveedores: empresas o individuos que suministran bienes y/o servicios a la organización.
• Donantes: individuos u organizaciones que realizan contribuciones financieras o en especie para apoyar los programas y proyectos de FUNDA EMANUEL.
• Socios: entidades o personas con las que FUNDA EMANUEL establece alianzas para la implementación de iniciativas humanitarias, sociales o comunitarias.
• Trabajadores: empleados directos de FUNDA EMANUEL, ya sea de planta o a término fijo.
• Voluntarios: personas que participan de manera voluntaria en actividades organizadas o promovidas por FUNDA EMANUEL.
• Participantes o beneficiarios: personas, familias o comunidades que reciben atención o servicios dentro de los programas y proyectos de FUNDA EMANUEL.
• Otros actores relevantes: cualquier persona natural o jurídica que, directa o indirectamente, mantenga una relación con FUNDA EMANUEL que implique el tratamiento de datos personales.

FUNDA EMANUEL se compromete a garantizar que el tratamiento de los datos personales de todos estos grupos se realice conforme a las disposiciones legales colombianas, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en la materia, protegiendo siempre los derechos fundamentales de los titulares y asegurando el uso adecuado, seguro y responsable de la información. 

• Fecha de entrada en vigor
• La Presente Política entro en vigor y exigibilidad a partir del 25 de julio del 2013  
• Políticas relacionadas
  • Política de seguridad de la información  
  • Política de uso aceptable de los datos
  • Política de protección de datos y privacidad

2. POLÍTICA

FUNDA EMANUEL, en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 disposiciones que disciplinan en Colombia el tratamiento de datos personales, se permite adoptar la siguiente política de tratamiento de datos personales que regula lo concerniente a la recolección de los datos, los derechos de sus titulares, los deberes de la Organización, el procedimiento para hacer efectivo los derechos entre otros. 

 

El objetivo primordial de este documento es permitir a los titulares de la información conocer las políticas y procedimientos internos que emplea la Organización para el tratamiento de datos, dando claridad y transparencia sobre aspectos esenciales como el ejercicio a su derecho de habeas data, el procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar la información personal recolectada por la Organización y almacenada en sus bases de datos, la destinación dada a los mismos, entre otros, de tal forma que el titular de la información pueda conocer de antemano la manera en que sus datos serán tratados por la Organización.  Esta política se regirá por los términos y condiciones que a continuación se establecen, previos los siguientes: 

 

CONSIDERANDOS 

1. Que FUNDA EMANUEL organización social comprometida, dedicada y ajustada a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
2. Que, en desarrollo de su actividad social, humanitaria y organizacional, FUNDA EMANUEL mantiene relaciones de orden profesional, civil, comercial, laboral, administrativa, corporativa y humanitaria con personas de quienes recopila información personal almacenándola en sus bases de datos bajo un estricto trato confidencial y con un uso restringido al cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales asumidas en cada una de estas relaciones.
3. Que la ley 1581 de 2012 consagró un nuevo régimen de protección de datos personales en Colombia, y a fin de normalizar el tratamiento de la información personal que se venía realizando y ajustarse a lo preceptuado en la nueva normativa, estableció la obligación de expedir un documento contentivo de la política de tratamientos de la información que permita al titular de la información, conocer de manera clara y anticipada el uso que tendrían sus datos y los derechos que ostenta frente a estos.
4. Que teniendo en cuenta los derechos y deberes asumidos por la Organización frente al derecho de habeas data de aquellas personas de quienes recolectó información, todas las personas vinculadas a FUNDA EMANUEL encargadas del tratamiento de datos, como son las directivas, empleados, asesores, y demás, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidos en este documento. 

5. Que en caso de llevar a cabo la transferencia o transmisión de la información a terceras Organizaciones o entidades que acompañan los procesos sociales y humanitarios desarrollados en Colombia por FUNDA EMANUEL, se garantizara que la información compartida será tratada bajo las políticas nacionales de protección de datos personales o bajo otras políticas internacionales que sean más estrictas en materia de confidencialidad de la información. Esta situación siempre estará enmarcada bajo un acuerdo o convenio de tratamiento de datos personales.
6. En caso de recibir bases de datos personales por parte de terceros, FUNDA EMANUEL garantizara que los datos cuenten con la debida autorización por parte del titular de la información para ser compartidos para fines benéficos, esta operación se encontrara bajo la suscripción de un acuerdo o convenio para la trasferencia o trasmisión de datos personales. Los datos personales estarán custodiados bajo los principios de buen cuidado y serán tratados bajo los estándares establecidos para el manejo de la información confidencial.
7. Los datos que sean recaudados, conocidos y tratados por FUNDA EMANUEL en ningún momento podrán ser comercializados, la Organización propenderá para que los datos personales recolectados o conocidos sean custodiados y tratados con estricto apego a esta política y a las normas nacionales de tratamiento de datos personales garantizando en todo momento el derecho de habeas data de los titulares, evitando así, generar un perjuicio a los titulares de la información, y sanciones administrativas, penales o civiles a la Organización. En ese orden de ideas, como encargados o responsables de la información nos comprometemos a estudiar y mantenerse actualizados en la regulación que se expida sobre datos personales. 
8. Que la Organización se encuentra comprometida con el respeto a la información personal y para ello implementa medidas apropiadas y efectivas en su interior, para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario y demás normas que lo complementen.

En atención a lo anterior, se establece la política de tratamientos de la información de FUNDA EMANUEL, que se regirá por las disposiciones que a continuación se señalan: 

 

DEFINICIONES 

Para efectos de este documento, las siguientes palabras, expresiones, términos o vocablos tendrán las definiciones que a continuación se determinan: 

1. Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para proteger su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
3. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
7. Tratamiento de la información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

12. Principios rectores: Son aquellos definidos en la ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y confidencialidad.
13. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
14. Violación de datos personales: Conducta delictiva establecida en el artículo 269 literal f) del Código Penal Colombiano que determina: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

La Organización y sus encargados realizarán el tratamiento de datos personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes: 

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
7. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 

De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información gozarán de los siguientes derechos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 del 2012;
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Los demás previstos en la ley o la Constitución.

PARÁGRAFO: El Titular de la información tendrá derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Organización. 

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

La Organización como responsable del tratamiento de la información, de conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, tendrá a su cargo los siguientes deberes: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Los demás previstos en la ley y la Constitución.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

Cuando la Organización encargue a terceros el tratamiento de la información recolectada, estos deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
7. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo primero. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. 

Parágrafo segundo. Cuando sea FUNDA EMANUEL designado por un tercero como encargado del tratamiento, se impartirá los mismos deberes establecidos en el presente documento para el tratamiento de la información y mediara un acuerdo para ello. 

 

PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA 

Para el ejercicio del conjunto de derechos constitucionales al habeas data, tales como el derecho de consulta, rectificación, acceso, actualización, eliminación o retiro y oposición que pueden ejercer los titulares de la información o sus causahabientes y representantes legales, la Organización ha establecido el procedimiento descrito a continuación: 

1.1. Quien pretenda hacer valer sus derechos de habeas data ante la Organización, deberá acreditar la titularidad del derecho a través de los documentos pertinentes, junto con su documento de identidad, que podrán ser aportados por medio físico o electrónico. 

1.2. Cuando el titular actúe mediante apoderado o representante legal, esta condición deberá acreditarse con el respectivo poder reconocido ante notario o certificado de existencia y representación legal expedido con una fecha no superior a 30 días. 

1.3. Los titulares o interesados deberán presentar a la Organización una solicitud escrita indicando los derechos que pretenden hacer valer, indicando la titularidad de su derecho, relacionando y adjuntando los documentos que así lo acreditan, sus datos de contacto. La solicitud se podrá presentar en físico en la dirección establecida para ello por la Organización o al correo electrónico destinado para ello en este documento. 

1.4. Cuando la información no sea suficiente o no haya claridad en la petición, la Organización podrá requerir al solicitante dentro de los 05 días siguientes a la recepción de la solicitud, para tener certeza en la titularidad del derecho y el sentido de la petición. En todo caso, los requerimientos de información no serán un obstáculo al ejercicio al derecho de habeas data. Si no se obtuviera una respuesta del solicitante dentro del mes siguiente a la comunicación del requerimiento, y la información aportada inicialmente no permitan acceder a la petición, esta se entenderá desistida, sin perjuicio de que en un futuro el peticionario decida reactivar su solicitud dando respuesta a lo requerido. 

1.5. La Organización podrá implementar para el ejercicio de los derechos de habeas data formatos en físico en sus sedes, programas y proyectos y de manera electrónica en su página web o herramientas adaptadas para este fin. 

1.6. El término de respuesta a las consultas o reclamos efectuada por los titulares de la información, será de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

1.7. Estarán a cargo de la atención de peticiones, consultas y reclamos la persona encargada por la Organización o en su defecto el oficial de cumplimiento de la política de tratamiento de datos personales de la Organización, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

1.8. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

 

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD 

El Titular o causahabiente de los datos personales sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 

AUTORIZACIÓN 

El Tratamiento de información por parte de la Organización requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La Organización, en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de posterior consulta. 

Para efectos prácticos en cada evento de captación de datos personales ya sea de manera física o electrónica, habrá aviso donde conste por lo menos los siguientes aspectos: a) Nombre o razón social de la organización y canales de PQRs b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los derechos que le asisten al titular. d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información. e) en todos los casos, debe informar al Titular de la información del cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de datos, ejemplo de ello:  

FUNDA EMANUEL en la implementación de los programas o proyectos de asistencia social o humanitaria o para fines laborales, civiles y comerciales, necesita realizar el tratamiento de datos personales de los participantes, trabajadores o contratistas, socios y otros, los cuales, serán utilizados para mantener el control de asistencia, control de beneficiarios, monitoreo de actividades y contacto directo con las y los participantes, referencias comerciales, asuntos laborales y otros, además de publicar los casos exitosos, consulta de antecedentes, registro de información en nuestras bases de datos para temas particulares y realizar la transferencia o trasmisión de datos con otras organizaciones de carácter gubernamental, no gubernamental, y humanitario de orden nacional o internacional o por expresa disposición de la Ley, por medio cruce de información por medio de archivos planos debidamente encriptados. 

Como organización responsable de la información recolectada ya sea de manera física o electrónica, informamos que los datos serán almacenados en bases digitales debidamente custodiadas bajo los mayores estándares de seguridad de la información con acceso exclusivo de los profesionales o staff encargado; quienes mantienen suscritos acuerdos de privacidad y confidencialidad de la información con nuestra organización.  

    

Por último, recordamos que nuestra política de tratamiento de datos podrá consultarse en el sitio Web

https://www.fundafecali.org De igual forma anunciamos que contamos con un canal de contacto a través del Email habeasdata_fundafe@fundafecali.org para que pueda garantizar sus derechos como titular de la información a Conocer, Actualizar y Rectificar la información. Aprobar la autorización, Solicitar información sobre el uso de la misma, Revocar la autorización y solicitar la supresión. Así como presentar peticiones, quejas o reclamos.  

PARÁGRAFO: Los datos de Naturaleza Pública, de conformidad con lo señalado en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorización del Titular de la Información y los datos pertenecientes a menores de edad se realizará con forme los principios del interés superior de los Niños, Niñas y adolescentes.  

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de FUNDA EMANUEL, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros: 

• Tratamiento de datos de participantes en procesos de selección laboral.

Los datos personales de las personas aspirantes a vincularse laboralmente en la Organización serán recolectados y almacenados en carpetas del área de FUNDA EMANUEL, y serán usados exclusivamente en desarrollo del proceso de selección. 

Todos los aspirantes laborales deberán conceder su autorización a la Organización, quien les explicará el tratamiento que se dará a sus datos. Culminado el proceso de selección, la Organización podrá optar por la destrucción de la información, o el almacenamiento de la misma en sus bases de datos para futuros procesos de selección por un término no superior a 1 año. 

En caso de ser seleccionada la persona, su información será almacenada, con ella se abrirá su expediente, y se usará para fines exclusivos de la relación laboral. 

• Tratamiento de datos de empleados

Cada empleado tendrá una carpeta virtual o física que contenga toda la información requerida para el desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las demás obligaciones legales. Podrán tener acceso a esta, el personal de FUNDA EMANUEL y directivos de la Organización o personal asignado acceder a la consulta de dicha información.  La Organización tomará todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad de la información personal y en especial datos sensibles. 

La Organización suministrará los datos del trabajador exclusivamente a las entidades de seguridad social escogidas por el empleado o a la caja de compensación a la que ha sido afiliado el empleador, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones patronales o por solicitud de autoridad competente, además de transferir los datos personales a los donantes de programas y proyectos donde sean asignados para desarrollar sus actividades con el fin de mantener la trazabilidad de las rutas de financiamiento con la que se apalancan sus salarios. 

La Organización no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los empleados, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes. 

La Organización conservará los datos personales del empleado durante el término de duración de la relación laboral, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este se eliminará de las bases de datos. 

 

• Tratamiento de datos personales de donantes y patrocinadores  

La Organización solicitará a los donantes y patrocinadores de sus programas de patrocinio autorización para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales que se derivan de la relación jurídica que se sostiene. 

 

Mediante esta información, se mantendrá una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria de los aportes efectuados y frente a los patrocinadores entablar una relación de confianza que mantendrá un lazo de contacto permanente con el beneficiario así mismo mantener al día el compromiso del programa apadrinamiento.   

 

La Organización no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los donantes o patrocinadores, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes. 

La información se mantendrá almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del convenio celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará de las bases de datos. Los datos de los patrocinadores se mantendrán por un término igual a su vinculación al programa de apadrinamiento y veinte (20) años más para efectos de rendición de cuentas y/o adelantar la campaña reconquista. 

 

En los casos de donantes pertenecientes a entidades multilaterales o bilaterales o entidades de ayuda humanitaria, que se articulan con FUNDA EMANUEL para el financiamiento de programas y proyectos respaldados por acuerdos o convenios que buscan la implementación de actividades sociales y humanitarias, la información recolectada se mantendrá almacenada y custodia de manera física y electrónica bajo el cumplimiento de todos los protocolos de seguridad, para ser utiliza exclusivamente en el cumplimiento del objetivo convencional y esta información se mantendrá por el termino de relacionamiento y 5 años más una vez finalice el convenio. La autorización para el tratamiento de la información captada por este medio se garantizará en los mismos acuerdos y convenios. 

 

• Tratamiento de Datos de Aspirantes y Beneficiarios de Programas y Proyectos Sociales.

La Organización obtendrá la autorización previa, expresa e informada de los titulares que actúen en calidad de aspirantes o beneficiarios de sus programas sociales, proyectos de asistencia humanitaria y de desarrollo comunitario, incluidos aquellos cofinanciados o financiados por terceros en virtud de convenios, mandatos o acuerdos de cooperación internacional. Esto abarca, de manera enunciativa más no limitativa, programas financiados por agencias y oficinas de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), gobiernos extranjeros (tales como el de los Estados Unidos de América y los países miembros de la Unión Europea), así como empresas privadas locales o internacionales.

Las finalidades que legitiman el tratamiento de estos datos personales incluyen:

1. Focalización y Evaluación: Conocer y evaluar la situación socioeconómica del aspirante y de su núcleo familiar para determinar su idoneidad dentro de los programas.
2. Elegibilidad y Registro: Gestionar los procesos de preinscripción, inscripción, selección y participación activa en los proyectos.
3. Gestión y Ejecución: Mantener una comunicación fluida, constante y efectiva que garantice el desarrollo óptimo del programa y el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales derivadas de la relación jurídica.
4. Fidelización y Continuidad: Contactar a los titulares para invitarlos a participar en nuevas iniciativas, proyectos o convocatorias de la Organización.

Restricción de Comercialización: La Organización prohíbe de manera categórica la venta, alquiler o comercialización de cualquier tipo de información personal de los titulares, salvo autorización expresa de estos o por mandato legal o judicial de autoridad competente.

Transferencia de Datos: En cumplimiento del objeto de los acuerdos de cooperación, la Organización podrá realizar la transferencia y/o transmisión de los datos personales de los participantes y beneficiarios a los terceros financiadores o socios estratégicos (donantes). Dicha información será compartida única y exclusivamente para fines de monitoreo, control, auditoría, rendición de cuentas e informes de impacto sobre el éxito y cumplimiento de los programas.

Término de Conservación y Supresión: Los datos personales serán almacenados y tratados durante el término de vigencia o ejecución del programa o proyecto respectivo, y por un periodo adicional de cinco (5) años contados a partir de su finalización oficial, sumado al tiempo exigido por las disposiciones legales o fiscales aplicables. Una vez vencido este plazo, la Organización procederá a la supresión definitiva o anonimización de la información de sus bases de datos.

 

• Tratamiento de datos personales de contratistas y proveedores  

La Organización solicitará previa autorización a los contratistas y proveedores para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre. 

Mediante esta información, se mantendrá una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del contrato. 

La Organización no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los contratistas o proveedores, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes. 

 

La información se mantendrá almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del contrato celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará la información de las bases de datos. 

 

• Tratamiento de datos sensibles, niños, niñas y adolescentes

La Organización dará tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen. 

En relación a los datos de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento se efectuará siempre que: (i) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) se cuente con autorización de su tutor o representante legal; (iv) Se tendrá en cuenta su opinión sobre el particular. 

 

• Tratamiento de datos Personales Para Voluntarios

Los datos personales de las personas aspirantes y/o participantes a las acciones voluntarias, serán recolectados y almacenados de manera física o digital dependiendo de la fuente de su recolección, la utilización de los datos personales tiene como finalidad principal mantener informado al voluntariado sobre campañas o eventos de participación ciudadana en el ejercicio de la solidaridad y la corresponsabilidad social en el marco de atención lógica y programática de la Organización. 

 

Segundariamente la información será utilizada para fines complementarios entre ellos la elaboración del certificado de los servicios prestados, notificar al sistema nacional de voluntarios las personas que pertenecen a la Organización en calidad de voluntarios. 

 

Además, la Organización podrá utilizar la información personal de contacto, para enviar asuntos comerciales relacionados con los programas sociales y humanitarios desarrollados en Colombia. 

 

En el proceso de enrolamiento al voluntariado la Organización deberá obtener la correspondiente autorización para el tratamiento de datos personales, dando a conocer la presente política. Una vez el titular de la información decida no continuar como voluntario, la información dejará de ser tratada por la Organización y procederá con su eliminación. 

 

El titular de la información acepta que los datos personales recolectados, podrán ser transferidos a otras entidades relacionadas con la acción voluntaria u organizaciones de voluntariado. 

 

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 

Así mismo, cuando la transferencia se realice a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección, esta solo se realizará previa emisión de declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad competente que la reemplace. 

 

Finalmente, toda transferencia internacional de datos estará precedida por la autorización expresa emitida por su titular. 

Dependiendo del tipo de relación, la Organización puede recolectar y usar información de terceros, que incluye, de manera enunciativa pero no taxativa, información de los siguientes tipos: 

• Información identificativa (por ejemplo, nombre, domicilio, código postal, número de teléfono, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico, documento de identificación, edad, estado de salud, conformación familiar, estatus migratorio, nivel de escolaridad, organización en la que trabaja y cargo en la misma, etc.).
• Información familiar, estado civil, hijos, personas a cargo, etc.
• Información laboral.
• Información bancaria y financiera.
• Datos biométricos.

DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN 

La Organización podrá divulgar sin autorización del titular total o parcialmente la información personal recolectada para responder a exigencias judiciales o administrativas, para la protección de sus derechos legales o la defensa de sus intereses en todo tipo de litigios, la protección de sus intereses, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de cualquier persona. 

 

La Organización podrá suministrar información personal a una autoridad gubernamental, judicial u organismo de seguridad que solicite dicha información conforme a la ley. La Organización proporcionará la colaboración e información razonables para responder a dicha solicitud. 

 

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL 

La Organización tomará las medidas técnicas, administrativas e informáticas apropiadas para proteger la información personal recolectada, con el debido cumplimiento de las obligaciones y excepciones correspondientes conforme a la legislación vigente. Solo podrán tener acceso a la información personal de los titulares, los empleados o directivos autorizados que necesiten acceder a dicha información para poder cumplir con sus tareas laborales. 

 

Así mismo, para el cumplimiento y supervisión de la protección de la información personal, FUNDA EMANUEL ha designado un oficial debidamente capacitado que se encargará de verificar permanentemente el cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos de los titulares de la información. Además, adelantará jornadas de sensibilización y capacitaciones a sus funcionarios con el fin de fomentar una cultura de respeto a la protección de los datos personales. 

 

MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN 

La Organización podrá modificar o actualizar su Política de tratamiento de la información, los cambios sustanciales serán comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.  

 

VIGENCIA 

La política de tratamientos de la información aquí contenida, entra en vigencia a partir del 25 de julio de 2013, y será publicada para su consulta en la página web de la Organización www.fundafecali.org  Actualizada 30 de Junio de 2026.